私は、２年ほど前に「ドキュメントスキャナ」を購入し、紙の書類や資料は積極的に電子化しています。紙類は捨てるか電子化するかのどちらかなので、部屋の中には必要最小限の紙類しかありません。
今日は、ドキュメントスキャナがどういったものなのか、またどのような使い方ができるのかについてご紹介したいと思います。
ドキュメントスキャナとは？
ドキュメントスキャナとは、ドキュメント（書類）をスキャンすることに特化したスキャナです。一般的なプリンターについているスキャナ機能とは違って、多くの紙を高速でスキャンすることができます。
代表的な機種が、富士通のScansnap（スキャンスナップ）シリーズです。私もこれを使っています。
見た目はこんな感じです。
プロモーション動画。
複数の書類を高速でパソコンに取り込めます。取り込んだファイルは、画像やPDF形式で保存しておくことが可能です。
OCRで文字の検索ができる
スキャナで取り込んだ書類は、OCR（光学文字認識）をかけることで、キーワード検索ができるようになります。例えば、手書きのノートや雑誌の文字も、OCRをかけることでキーワード検索し、パソコンからすぐに発見、閲覧できます。
また、一度取り込んで電子化したファイルは、Dropboxなどのクラウドサービスで同期・共有しておくと、タブレットやスマホでいつでも確認できるので便利です。
こんな使い方をしています
スキャナとOCR機能を使った活用例をいくつか紹介します。
写真
生写真などはドキュメントスキャナを使って積極的に電子化しています。生写真は捨てにくいですし、かと言って大切な写真をずっと保管しておいても、すぐに色あせてしまいます。
私が写真をドキュメントスキャナを使って電子化することで感じたメリットは３つです。
- 一枚の写真を複数人で共有して持つことができる
- 同期しておくことでスマホやタブレットで、いつでも見たい時に見れる
- いつまでも色あせることなくデータとして保管しておける
特に、みんなで撮った生写真は、家に持って帰ってスキャナで取り込み、スマホに転送してすぐにLINEで送れば、一枚の生写真をみんなで共有できます。
思い出の写真は、100年先まで色褪せずに残せるだけでなく、パソコンやスマホ、タブレットでいつでも閲覧することが可能です。
年賀状や暑中見舞い
年賀状や暑中見舞いのような思い出のはがきは、なかなか捨てることができません。また、毎年届くものですから、紙のまま保管していると、どんどん溜まっていきます。
これらを電子化するだけで、引き出しの中はスッキリとします。
また、生写真と同様に、何年経っても色褪せずに、見たい時にどの端末でも閲覧できるのは、大変便利です。
名刺
仕事でいただいた名刺は、すぐに大量に溜まります。特に営業の人は毎月何百枚もの名刺を交換する場合もあると思います。そして、誰がどんな人だったか、管理しておくのも大変です。
このような時は、名刺の電子化＋OCR＋Evernoteが便利です。電子化してOCRをかけてEvernoteに保存しておくと、３つのメリットが得られます。
- 名刺を処分して引き出しの中がスッキリ
- OCR機能でいつでも名前や社名ですぐに検索できる
- Evernoteにその人に関するメモを付記しておける
ちなみに、ドキュメントスキャナで取り込んだ名刺をEvernoteに保存しておくだけで、自動的にOCR処理をしてくれます。Evernoteはパソコンやスマートフォンで同期して閲覧できるメモサービスです。
打ち合わせの30分前にカフェで、スマホのEvernoteアプリを立ち上げます。そして検索機能を使って、これから会う人の名刺をサッと探し出し、以前会った時の会話や印象についてメモした内容を読み返す。非常にスマートです。
購入した書籍
私は、購入した書籍についても捨てるか電子書籍化しています。
OCRをかけておくことで、読みたい部分を見つけやすくなるだけでなく、キーワード検索によって読み返したい部分を参照できます。
例えば、「法人税」と検索すると、過去に読んだ何冊もの税金関係の本の中から、法人税について書かれている部分だけを、瞬時にピックアップして読むことが可能です。
いかがでしたか？
ドキュメントスキャナを使って書類や写真、名刺や本を電子化しておくと、保管場所がスッキリとするだけでなく、一つ一つの作業がスマートにこなせます。
人は、オフィスワークで１日に１時間も探しものに時間をかけていると言われています。電子化＋検索によるITを少し取り入れるだけでも、仕事はずいぶん効率化することができます。
電子化による紙類の管理、身近なところから是非導入してみてくださいね。
（書いた人：川原裕也）
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