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欲しい時にすぐ分かる。家庭内のごちゃっとした紙・書類をすっきり整理するファイリング術

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種類や枚数が多く、何かと整理が大変な紙類・書類。
「片付けが面倒でそのままにしていたら、いつの間にか部屋中に紙が散乱していた」「必要な時に全然見つからなくて困った」という経験を一度や二度はしたことは無いでしょうか。

整理整頓には「居場所を作ること」「捨てるべき/保管すべきものを分ける」が鉄則ですが、実際にどうすれば良いのか分からないと悩む人は少なくありません。

そんな時に役立つのが「クリアファイル+個別フォルダー」または「バインダー+ポケットリフィル」の組み合わせです。

キングジム クリアーホルダー シンプリーズ A4 タテ 737SP-100 乳白コクヨ A4-IFK 個別フォルダークラフト紙A4 50冊セット

「クリアファイル+個別フォルダー」は、出し入れする回数が多いもの向き。
挟み込むだけで、整理が完了する簡単さも魅力的です。

コクヨ ファイル バインダー 布貼 A4 縦 フチ金付 30穴 200枚収容 ハ-123Zマルマン クリアポケットリーフ  L460F A4 30穴 50枚

「バインダー+ポケットリフィル」は、出し入れする回数は少ないけど、長期的に保管する必要があるもの向き。

ポケットリフィルはハガキやカード、名刺など入れられるものなど、種類豊富にあるので、用途に合わせて使い分けできます。バインダーは中身の入れ替えがしやすく、ポケットリフィル数の増減もできる、金属リング式がおすすめです。

実際に家庭内で何かとごちゃっとしやすい紙・書類の種類別ファイリング術を紹介します。

公共料金、カード、携帯電話などの明細書・領収書

  • クリアファイル+個別フォルダー

キングジム クリアーホルダー シンプリーズ A4 タテ 737SP-100 乳白コクヨ A4-IFK 個別フォルダークラフト紙A4 50冊セット

電気、ガス、水道、携帯電話、インターネット、クレジットカードなどの領収書や明細書は、種類・会社ごとにクリアファイルに入れた後、個別フォルダーに収納。

小さくて数も少ない電気、ガス、水道の明細書は「公共料金」と一括りに入れてもOK。
明細書や領収書は一番新しいものを上に入れるようにします。

クリアファイルにインデックスやマスキングテープで「何が入っているのかタグ」を付けておくと、後から探しやすくなって便利です。

保険期間の目安は約1年

「料金が高い」と思った時、昨年の同時期の領収書と比較する時に役立ちます。また「引落しが確認でき次第捨てる」「3ヶ月分は保存する」という人も多いです。

給与・年金・保険関係

  • バインダー+ポケットリフィル

コクヨ ファイル バインダー 布貼 A4 縦 フチ金付 30穴 200枚収容 ハ-123Zコクヨ ポケットファイル替紙 2ポケット A4 10枚入 ラ-A32Nマルマン クリアポケットリーフ  L460F A4 30穴 50枚

源泉徴収票と給与明細は、2ポケットリフィルで収納すると省スペースに。
保管の目安期間は源泉徴収票で3年(確定申告やローン組みの際に必要)、給与明細は1年です。

収入や保険料の証明になる資料なので、なるべく捨てずに長期間の保管が大切です。

保険の証書や年金関係の書類は、種類ごとにポケットリフィルに収納。
後で探しやすくする為に、インデックスを付けておくと良いです。

医療関係

 

  • バインダー+ポケットリフィル
  • クリアファイル+個別フォルダー

コクヨ ファイル バインダー 布貼 A4 縦 フチ金付 30穴 200枚収容 ハ-123Zマルマン クリアポケットリーフ  L460F A4 30穴 50枚バンダイ 9ポケットシート 12枚入り

お薬手帳・薬の説明書:診察券・健康診断結果・処方箋・明細書など、医療関係の書類はバインダーや個別フォルダーでひとまとめ。

お薬手帳と薬剤情報提供書(薬の名称や使い方が記載された説明書)は1つにまとめておきます。
お薬手帳はずっと手元に置いておきたいものですが、薬剤情報提供書に関しては、薬を使い切ったり、飲み切ったりした後は捨てても大丈夫です。

診察券はトレーディングカードなどカード用のポケットリフィルに入れて整理。

健康診断結果や検査結果は、人ごとに「内科」「外科」「産婦人科」「歯科」など科別に入れ分けて保存します。保管目安は5年。
かかりつけの科が多い場合は、インデックスを付けておくと分かりやすいです。

医療費の明細書は、確定申告で医療費控除を受ける際に必要です。
医療費控除は本人以外に、同一生計の家族(配偶者や子ども、祖父母、親族など)も、まとめて申告できるので、人ごとに病院・薬局別に明細書をまとめておく必要はありません。

領収書の保存期間の目安としては、確定申告をする場合は5年。「1年間の医療費が10万円いかない」「確定申告は面倒だからしない」という場合はすぐに捨てる~2年です。

キングジム 家庭の医療ファイル  B5 2853 白

▲キングジム「家庭の医療ファイル」

家庭の医療ファイルは、保険証や各種診察券は「カードポケット」、お薬手帳や保険証は「2段ポケット」、処方箋や領収書は「1段ポケット」……というように用途で使い分ける3種のポケット付きです。

家電の保証書&取扱説明書

  • クリアファイル+個別フォルダー+ファイルボックス

家電製品の保証書や取扱説明書の収納には「バインダー+ポケットリフィル」を利用する人も多いです。

キングジム 取扱説明書ファイル  A4S 2632 ライトグレー

▲スキットマン取扱説明書ファイル

例えばキングジム「スキットマン取扱説明書ファイル」は有名ですね。

ただし専用の取扱説明書ファイルはなかなか高価で、クリアファイルに入れるのと比較すると、どうしても幅を取りがち。
バインダーに入れる保証書や取扱説明書の数が増え過ぎると、持った時の重さがえげつなくなるのが大きなデメリットです。

コクヨ ファイル バインダー 布貼 A4 縦 フチ金付 30穴 200枚収容 ハ-123Zマルマン クリアポケットリーフ  L460F A4 30穴 50枚マルアイ 収納ボックス ファイルボックスA4 きなり5P CA-6001N

個人的におすすめする「クリアファイル+個別フォルダー+ファイルボックス」で収納するメリットは、探したり取り出したりする手間が省けること。

一つの家電製品ごとにクリアファイルに入れて、付属のDVDや小さな保証書は無くさないように、クリアファイルにマスキングテープで留めておきます。
個別フォルダーに「台所」「居間」「トイレ」「生活家電」「美容関係」など、家電製品のカテゴリ別に分けて入れて、ファイルボックスで一括管理します。

手紙・はがき・年賀状

  • バインダー+ポケットリフィル+ハガキホルダー

コクヨ ファイル バインダー 布貼 A4 縦 フチ金付 30穴 200枚収容 ハ-123Zマルマン クリアポケットリーフ  L460F A4 30穴 50枚キングジム 名刺入れ ハガキホルダー台紙 A4S 65PD

手紙は封筒から中身を取り出して、人ごとにポケットリフィルに分けて整理。
はがきや年賀状は、はがきフォルダーに入れて、まとめてバインダーに閉じておきます。

専用のハガキ収納ボックスも多数販売されていますが、バインダー+ポケットリフィル形式にすることで「家庭内の書類や紙類は同じ大きさで揃えて置きたい」「全てひとまとめに保管しておきたい」という要望に応えられます。

いかがでしたか?

最後に整理整頓・収納のコツをまとめてみました。

不要な紙・書類はすぐに処分する。
玄関先にゴミ箱と手動の小型シュレッダーまたは個人情報保護スタンプを用意しておくと、室内まで持ち込まずに済み、部屋のあちこちに不要なはがきや紙類が散らばっている状況から抜け出せます。

保管が必要な場合は、すぐに所定の場所に収納する。
部屋に紙や書類が散らばる多くの原因は「片付けないこと」「所定の場所に仕舞わないこと」にあります。
保管すべき書類が手元に来た時は、ちょい置きもせず、さっさとあるべき所に保管する習慣を身に付けることが大切。

リヒトラブ 仕切りラック TEFFAL A7321-1 乳白

▲リヒトラブ「仕切りラック」

縦収納が鉄則
バインダーや個別フォルダーを横置きにしておくと取り出しにくく、必要なファイルを探す際に面倒さを感じやすいです。
U字型の仕切りスタンドを使って、縦収納を意識すると取り出しやすく、空間内であちこち倒れる心配もありません。

収納アイテムは「ロングセラー商品」で揃える
見た目がごちゃついている印象をなるべく減らす為には「同じ収納アイテムで揃えること」が大切です。
収納アイテムを購入する際、良く見かけるロングセラー商品を選ぶようにすると、どこでも手に入りやすく、買い足ししやすいです。


家庭によって使い勝手の良い収納・整理整頓の方法は異なります。
まずは「クリアファイル+個別フォルダー」や「バインダー+ポケットリフィル」を使った収納を実践してみて「自分や家庭に向いている方法は何か?」を色々と試してみると良いと思います。

(書いた人:昼時かをる)

オレンジページ 2015年 4/2号 [雑誌]

▲参考「<紙もの>すっきりファイリング術」 オレンジページ2015年4/2号
今号のオレンジページは「暮らしのお悩み解決スペシャル」として、小ネタから大ネタまで「日頃の困った」を解消するアイディアが盛り沢山で面白いです。

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